機密情報を含むファイルの送信には、十分な注意が必要なのを知っていましたか？
メール添付やクラウドストレージの共有リンクによる送信は、思わぬ情報漏洩のリスクがあります。
この記事では、ファイル送信の危険性とその対策について詳しく解説します。DLPによる機密情報のチェック、上長承認ワークフローによるダブルチェック、ファイル判定スコアを活用したリスク評価など、ファイル送信を安全に行うための鉄則をお伝えします。
ファイル送信の危険性とリスク
昨今、ファイル共有の手段は多様化し、利便性は飛躍的に向上しました。しかし、その一方でファイルの漏洩リスクも高まっています。
企業は機密情報を守るために、ファイル送信の危険性を正しく理解し、適切な対策を講じる必要があります。放置すれば、取り返しのつかない事態を招くかもしれません。
メール添付の盲点
メールは業務での主要なコミュニケーションツールですが、ファイルの誤送信リスクが潜んでいます。宛先の入力ミスや、本文と添付ファイルの内容の不一致などが原因で、機密情報が社外に流出する可能性があるのです。
また、メールサーバーがハッキングされれば、大量のファイルが一気に漏洩するおそれもあります。メールの手軽さゆえの盲点を認識し、適切な対策を講じることが肝要です。
クラウドリンクの脅威
GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージは、ファイル共有に欠かせないツールです。しかし、共有リンクの設定を誤ると、アクセス制限のないURLが生成されてしまいます。
そのURLが流出すれば、本来アクセスできないはずの人物が自由にファイルを閲覧・ダウンロードできてしまうのです。共有リンクの設定には細心の注意を払い、定期的にアクセス権限を見直す必要があります。
ファイル転送サービスの落とし穴
昨今は専用のファイル転送サービスも普及していますが、単独では十分とは言えません。例えば、ウイルスの検知機能やファイル判定機能が不十分だと、マルウェア付きファイルの共有や機密情報の流出を許してしまいます。
また、一度共有したファイルの閲覧・ダウンロード権限を事後的に制御できないサービスもあります。ファイル転送サービス選定には、セキュリティ面の考慮が不可欠です。
インシデント事例と影響
ファイル流出インシデントは後を絶ちません。個人情報や機密情報の漏洩は、企業の信用失墜や多額の損害賠償に直結します。情報の価値に見合ったセキュリティ対策を怠れば、会社の存続すら危うくなります。
他社の失敗から学び、自社への教訓としていくことが重要です。ファイルセキュリティは企業経営の根幹に関わる喫緊の課題だと認識しましょう。
ファイル送信を安全に行うための鉄則！必須の対策とは
企業にとって、機密情報の漏洩は大きなリスクとなります。特に、ファイル送信時のセキュリティ対策は重要です。
DLPによる持ち出しチェック
DLP（Data Loss Prevention）は、機密情報の持ち出しを防ぐための重要な機能です。日本国内特有のデータに対応したDLPエンジンを活用することで、効果的な持ち出しチェックが可能になります。
DLPを導入する際は、以下のポイントを押さえましょう。
- 重要な機密情報を適切にラベリングし、管理する
- ファイル送信時に、DLPエンジンでチェックを行う
- 疑わしいファイルは、送信をブロックまたは警告する
これらの対策により、機密情報の不正な持ち出しを防ぐことができます。
上長承認ワークフロー
ファイル送信時に、上長承認のワークフローを組み込むことで、「ダブルチェック体制」を実現できます。送信者だけでなく、上長も内容を確認することで、ミスや不正を防ぐことができるのです。
ワークフローを設定する際は、以下の点に注意しましょう。
- 送信ファイルの重要度に応じて、承認者を設定する
- 承認者には、適切な権限を付与する
- 承認プロセスを明確化し、運用ルールを周知する
承認ワークフローを活用することで、ファイル送信における人的エラーを最小限に抑えられます。
ファイル判定スコアの活用
ファイル判定機能を使えば、送信ファイルのリスクを客観的に評価できます。外部提供の可否をスコアリングし、リスクの高いファイルを特定することが可能です。
ファイル判定を行う際は、以下の基準を設けると良いでしょう。
| スコア | 判定 | 対応 |
|---|---|---|
| 80以上 | 提供可能 | 送信を許可 |
| 60〜79 | 注意が必要 | 上長承認を求める |
| 59以下 | 提供不可 | 送信をブロック |
このようなスコアリングを活用すれば、ファイル送信のリスクを定量的に管理できます。
アンチウイルス連携
ファイル送信時は、マルウェア対策も欠かせません。アンチウイルス機能と連携することで、ウイルスチェックを自動化し、安全性を確保しましょう。
以下は、アンチウイルスとの連携で実現できるメリットです。
- 送信ファイルが自動でスキャンされ、ウイルスを検知できる
- 感染ファイルの送信を防ぐことができる
- 他のセキュリティ機能と組み合わせることで、多層防御が可能になる
i-FILTERやm-FILTERなどのセキュリティサービスと連携させれば、より強固なマルウェア対策を実現できます。
ファイルの閲覧・ダウンロードを制御する方法
ファイル送信時のセキュリティ対策は、送信前のチェックだけでは不十分です。送信後のファイル管理も重要なポイントとなります。
閲覧権限の設定
ファイルを送信する際、受信者全員に対して同じ権限を与えるのは危険です。「知る必要性」に基づいてアクセス権限を設定することが重要です。
例えば、経理部門のファイルを営業部門に送信する場合、営業部門の全メンバーがそのファイルを閲覧・編集できる必要はありません。必要な人にのみ適切な権限を与えることで、不必要なアクセスを防ぐことができます。
f-FILTERの閲覧権限管理機能を活用すれば、ユーザー別に閲覧・ダウンロード権限を設定できます。これにより、「知る必要性」に基づいたアクセス制御を実現できるのです。
期限付きダウンロードリンク
ファイルを送信する際、ダウンロードリンクに有効期限を設定することで、ファイルの拡散を防止できます。
例えば、取引先とファイルを共有する場合、1週間だけダウンロード可能なリンクを発行すれば、その期間が過ぎた後は自動的にリンクが無効になります。これにより、不必要なファイルの拡散を防ぐことができるのです。
f-FILTERでは、期限付きダウンロードリンクを簡単に設定できます。セキュリティ対策としても有効な手段といえるでしょう。
緊急時のファイル削除
万が一、誤ってファイルを送信してしまった場合でも、即座にファイルを削除できる機能があれば、情報漏洩のダメージを最小限に抑えられます。
f-FILTERでは、管理者が簡単にファイルを削除できる機能を備えています。これにより、緊急時の対応が可能となります。
また、ファイル削除時には、関係者に通知を送ることもできます。これにより、情報漏洩事故が発生した際の速やかな対応が可能となるでしょう。
ゼロトラストを実現！f-FILTERで安心セキュリティ
昨今、テレワークの普及に伴い、社外とのファイル共有機会が増加しています。その一方で、機密情報の漏洩リスクも高まっており、企業はより強固なファイルセキュリティ対策を求められています。ゼロトラストセキュリティの考え方に基づき、内部・外部を問わず、すべてのアクセスを検証・制御することが重要です。
i-FILTERとの連携
f-FILTERとi-FILTERを連携させることで、Web閲覧とファイル送信を一元管理できます。i-FILTERは、Webアクセス制御と情報漏洩対策に優れたソリューションです。f-FILTERと組み合わせることで、社内外のあらゆる通信を監視・制御し、高度なセキュリティを確保できます。
例えば、i-FILTERでは、不適切なWebサイトへのアクセスを防止し、f-FILTERでは、機密情報を含むファイルの外部送信をチェックします。これにより、Web閲覧とファイル送信の両面から、情報漏洩リスクを低減できるのです。
m-FILTERとの連携
f-FILTERは、m-FILTERとも連携可能です。m-FILTERは、メールセキュリティに特化したソリューションであり、スパムメール対策や添付ファイルのマルウェアチェックなどの機能を提供しています。f-FILTERと組み合わせることで、メールを介した情報漏洩やサイバー攻撃のリスクを大幅に低減できます。
具体的には、m-FILTERでは、不審なメールを検知・隔離し、f-FILTERでは、メールに添付された機密ファイルを検知します。この多層防御により、メールセキュリティの脅威から企業を守ることができるのです。
他のサービスとのAPI連携
f-FILTERは、他のセキュリティサービスともAPI連携できる柔軟性を備えています。例えば、EDRやSIEMなどのソリューションと連携することで、エンドポイントからネットワーク、クラウドまで、一気通貫のセキュリティ体制を構築できます。
APIを介してデータを共有・連携することで、各ソリューションが持つ脅威インテリジェンスを相互に活用し、より高度な脅威検知と対応が可能になります。f-FILTERを中心に、シームレスかつ強力なセキュリティ基盤を実現できるのです。
f-FILTERの役割
ゼロトラストセキュリティは、「信頼せず、常に検証する」という考え方に基づいています。f-FILTERは、このコンセプトを体現するソリューションであり、ゼロトラストセキュリティフレームワークの中核を担う存在といえます。
f-FILTERは、ID管理、デバイス管理、ネットワークセグメンテーション、脅威検知・対応など、ゼロトラストセキュリティを構成する各要素と緊密に連携します。これにより、組織内外のあらゆるアクセスを細かく制御し、常に適切な検証と認証を行うことができるのです。
ゼロトラストセキュリティの実現には、f-FILTERのような包括的なソリューションが不可欠です。f-FILTERを中心に据えることで、堅牢かつ柔軟なセキュリティ基盤を構築できるでしょう。
まとめ
本記事では、ファイル送信における情報漏洩リスクについて解説しました。メール添付やクラウドストレージ、ファイル転送サービスにはセキュリティ上の盲点があります。そのリスクを最小限に抑えるためには、DLPによる持ち出しチェック、上長承認ワークフローによるダブルチェック、ファイル判定スコアを活用したリスク評価、アンチウイルスとの連携が重要です。
送信後のファイル管理も重要です。ユーザー別の閲覧権限設定、期限付きダウンロードリンク、緊急時のファイル削除機能など、f-FILTERの高度な管理機能を活用し、情報漏洩リスクを軽減できます。i-FILTERやm-FILTERとの連携により、Web閲覧やメールセキュリティも一元管理可能です。
ゼロトラストセキュリティの実現には、f-FILTERのような包括的なセキュリティソリューションが不可欠です。セキュリティ体制を見直してみてはいかがでしょうか。
