議事録作成の達人が教える！誰でも5分で書ける議事録の書き方10のコツと実践テンプレート

会議後の議事録作成に毎回30分以上かかっていませんか？「何を書けばいいかわからない」「読みやすい構成が思いつかない」と悩むビジネスパーソンは少なくありません。実は、議事録作成には押さえるべき型とコツがあり、それを知れば誰でも5分で質の高い議事録を完成させることができます。

この記事では、議事録作成の達人が実践する10のコツと、すぐに使える実践テンプレートを詳しく解説します。明日からの会議で即実践できる具体的なノウハウをお伝えしますので、ぜひ最後までお読みください。

議事録作成を劇的に速くする10のコツ

議事録作成のスピードと品質を同時に高めるには、事前準備から記録方法、まとめ方まで体系的なアプローチが必要です。ここでは、プロが実践する10のコツを3つのフェーズに分けてご紹介します。

【事前準備編】会議前に8割が決まる3つのコツ

コツ1：テンプレートを事前に用意する
会議が始まる前に、議事録のフォーマットを準備しておくことが最重要です。日時・参加者・議題などの基本項目を埋めておけば、会議中は内容の記録だけに集中できます。後述するテンプレートをカスタマイズして、自分専用のフォーマットを作成しましょう。

コツ2：アジェンダを事前に入手し構成を組む
会議のアジェンダ（議題リスト）を事前に入手し、それに沿って見出しを設定しておきます。これにより、会議の流れに沿ってリアルタイムで記録できるため、後からの整理作業が大幅に削減されます。

コツ3：重要ポイントを予測してマークを準備
過去の会議内容や今回の目的から、重要な決定事項や議論になりそうなポイントを予測します。テンプレート内に「★」などのマークを配置しておくと、会議中に素早く重要情報を記録できます。

【記録実践編】会議中の効率的な記録術4つのコツ

コツ4：結論・決定事項を最優先で記録する
議事録で最も重要なのは「何が決まったか」です。議論のプロセスよりも、結論・決定事項・アクションアイテムを優先的に記録しましょう。発言の一言一句を書き留める必要はありません。

コツ5：5W2H形式で要点を整理する
決定事項やタスクは、以下の5W2H形式で記録すると漏れがなくなります。

項目	内容	記録例
What（何を）	実施内容	新製品のパンフレット制作
Why（なぜ）	目的・理由	展示会での配布用
Who（誰が）	担当者	マーケティング部・田中
When（いつ）	期限	3月15日まで
Where（どこで）	場所	本社会議室での最終確認
How（どのように）	方法	外部デザイナーに依頼
How much（いくら）	予算	30万円以内

コツ6：略語・記号を活用して記録速度を上げる
会議中は速記が求められます。「→」（結果・結論）、「※」（注意事項）、「□」（未決定・保留）などの記号や、社内で通じる略語を使って記録速度を2倍にしましょう。ただし、最終版では正式な表記に直すことを忘れずに。

コツ7：発言者の名前は必要な時だけ記録
全ての発言に発言者名を付ける必要はありません。重要な提案や反対意見、責任の所在を明確にすべき決定事項のみ発言者を記録すれば十分です。これだけで記録量が30%削減できます。

【仕上げ編】会議後5分で完成させる3つのコツ

コツ8：会議終了直後の5分間で清書する
記憶が鮮明なうちに清書することが、5分完成の最大の秘訣です。会議終了後すぐに、略語を正式表記に直し、不明瞭な箇所を補足します。時間が経つと記憶が曖昧になり、確認作業に余計な時間がかかります。

コツ9：決定事項とアクションアイテムを冒頭にまとめる
読み手が最も知りたいのは「結論」と「自分のタスク」です。議事録の冒頭または末尾に、決定事項とアクションアイテムを箇条書きでまとめると、読みやすさが劇的に向上します。

コツ10：チェックリストで最終確認する
送信前に以下のチェックリストで確認しましょう。

• 日時・場所・参加者は正確か
• 決定事項は明確に記載されているか
• アクションアイテムに担当者と期限が明記されているか
• 次回会議の予定は記載されているか
• 誤字脱字はないか
• 社外秘情報の取り扱いは適切か

これら10のコツを実践すれば、議事録作成時間は確実に短縮されます。次のセクションでは、これらのコツを反映した実践テンプレートをご紹介します。

今日から使える実践テンプレート3種

議事録の形式は会議の種類によって使い分けることで、より効果的になります。ここでは、ビジネスシーンで最もよく使われる3つのテンプレートをご紹介します。

【基本型】あらゆる会議に対応できる万能テンプレート

最も汎用性が高く、初心者にもおすすめの基本テンプレートです。

■ 会議概要
・会議名：
・日時：
・場所：
・参加者：
・欠席者：
・記録者：

■ 決定事項
1.
2.
3.

■ アクションアイテム

No.	タスク内容	担当者	期限	進捗
1
2

■ 議事内容
【議題1】
・討議内容：
・結論：

【議題2】
・討議内容：
・結論：

■ 次回予定
・日時：
・場所：
・議題：

【簡易型】定例会議やスピード重視の場合のテンプレート

週次ミーティングなど、頻繁に開催される定例会議では、簡潔さを重視したテンプレートが効果的です。

【会議情報】 日時：○○ / 参加者：○○、○○、○○

【今週の決定事項】

1. ○○について△△を実施（担当：□□、期限：○月○日）
2. ○○プロジェクトを××の理由で延期
3. 新規案件○○を承認（予算：○○万円）

【各部門の報告】
・営業部：
・開発部：
・管理部：

【課題・懸念事項】
・
・

【次回】 ○月○日（○）10:00〜

【詳細型】重要会議や意思決定プロセスを残す場合のテンプレート

経営会議や重要なプロジェクト会議では、議論の経緯も含めて詳細に記録する必要があります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【会議名】 ○○○○会議
【開催日時】 ○○年○月○日（○）○○:○○〜○○:○○
【開催場所】 ○○
【出席者】 ○○、○○、○○（計○名）
【欠席者】 ○○
【議長】 ○○
【書記】 ○○
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【サマリー】
本会議では○○について審議し、△△を決定した。主な論点は××であり、□□の観点から慎重な議論が行われた。

【議題1】○○○について
提案内容：
主な意見：
・賛成意見：○○氏より「〜」との発言
・懸念事項：△△氏より「〜」との指摘
決定事項：
背景・理由：

【議題2】○○○について
（同様の形式で記載）

【保留事項】

• ○○については次回会議で再検討（理由：△△のデータ不足）

【アクションアイテム一覧】

項目	内容	担当	期限	報告先
1	○○の調査	○○部 △△	○/○	□□
2	××の作成	○○課 △△	○/○	□□

【次回会議】
日時：○月○日（○）○○:○○〜
場所：○○
主な議題：前回の進捗報告、○○の最終決定

これら3つのテンプレートを会議の性質に応じて使い分けることで、記録の効率と品質の両立が可能になります。次のセクションでは、さらに議事録の質を高めるための実践的なポイントを解説します。

議事録の質を高める実践的なポイント

テンプレートとコツを習得したら、次は議事録の質をさらに高める工夫を取り入れましょう。読み手に伝わる議事録には、いくつかの共通する特徴があります。

読みやすさを追求する文章テクニック

箇条書きと表を効果的に使い分ける
情報の種類によって、箇条書きと表を使い分けることが重要です。単純な列挙は箇条書き、複数の属性を持つ情報（タスク管理など）は表形式が適しています。視覚的に情報が整理されていると、読み手の理解速度が2倍以上向上します。

一文を短く、結論を先に書く
ビジネス文書の基本は「結論ファースト」です。「○○について議論した結果、△△を実施することに決定した」という構成で、結論を文頭に配置しましょう。一文は40〜60文字程度に抑えると読みやすくなります。

曖昧な表現を避け、具体的な数値を使う
「早急に」「なるべく」「できるだけ」といった曖昧な表現は避け、「3営業日以内に」「予算100万円以内で」など具体的な数値を使いましょう。これにより認識のズレを防げます。

デジタルツールを活用した効率化

2026年現在、議事録作成を支援するデジタルツールは大きく進化しています。

音声認識ツールの活用
会議の音声を自動でテキスト化するツールを使えば、タイピングの手間が大幅に削減されます。ただし、100%正確ではないため、重要な決定事項は必ず人の目で確認することが不可欠です。

議事録作成の主なデジタルツール

• 音声認識系：会議音声を自動でテキスト化（精度80〜90%）
• テンプレート管理系：会議種別ごとのフォーマットを一元管理
• タスク管理連携系：アクションアイテムを自動でタスク管理ツールに反映
• 共同編集系：複数人でリアルタイムに議事録を作成・編集

クラウドストレージでの一元管理
議事録をクラウドストレージで管理すれば、過去の議事録を検索して参照することが容易になります。フォルダ構造を「年度＞部門＞会議種別」のように統一しておくと、必要な情報にすぐアクセスできます。

よくある失敗パターンと対策

議事録作成でよくある失敗を事前に知っておくことで、同じミスを避けられます。

失敗パターン1：完璧主義で時間がかかりすぎる
対策：議事録は「完璧」よりも「迅速」が重要です。80点の議事録を会議後30分以内に共有する方が、100点の議事録を翌日共有するよりも価値があります。

失敗パターン2：議論の経緯ばかりで結論が不明瞭
対策：「誰が何を言ったか」より「何が決まったか」を優先的に記録しましょう。議論の詳細が必要な場合は、決定事項を記載した後に補足として追記します。

失敗パターン3：アクションアイテムの責任者が曖昧
対策：「○○部で対応」ではなく「○○部の△△さんが対応」と個人名を明記します。会議中に担当者が決まらない場合は、会議後すぐに確認して追記しましょう。

失敗パターン4：専門用語や略語が多すぎて他部門に伝わらない
対策：議事録を共有する範囲を考慮し、必要に応じて用語の説明を加えます。初出の略語には必ず正式名称を併記しましょう。

まとめ

議事録作成は、コツとテンプレートを押さえれば誰でも5分で完成させることができます。重要なのは、事前準備・会議中の効率的な記録・会議直後の迅速な清書という3つのフェーズを意識することです。

本記事でご紹介した10のコツを実践し、自分の業務に合ったテンプレートをカスタマイズして使うことで、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。最初は慣れないかもしれませんが、3回も実践すれば自然と身につくはずです。

議事録は単なる記録ではなく、チームの意思決定を支え、プロジェクトを前進させる重要なコミュニケーションツールです。あなたが作成する議事録が、チームメンバーの生産性を高め、プロジェクトの成功に貢献することを心から願っています。明日からの会議で、ぜひ今日学んだテクニックを実践してみてください。きっと、あなた自身の仕事の質も大きく向上するはずです。応援しています！