初心者向け！セールスフォースの使い方完全ガイド

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セールスフォースは世界中の企業が活用している強力なツールですが、その機能の幅広さと柔軟性から、初めて触る方にとってはどこから手を付けていいのか迷ってしまうこともあるでしょう。この記事では、セールスフォースの基本的な使い方から応用まで、段階的に理解していけるようにガイドします。

はじめに

セールスフォースとは

セールスフォースは、企業が顧客との関係を管理し、ビジネスを成長させるためのクラウドベースのプラットフォームです。営業、サービス、マーケティングなど、企業活動のあらゆる側面を支援する一方で、自身のビジネスニーズに合わせてカスタマイズ可能な設定が特徴となっています。

セールスフォースの中心的な役割は、企業が顧客データを一元管理し、それを基に顧客との関係を深化させることです。例えば、顧客の購買履歴、連絡先情報、サービスの利用状況などを一元的に管理し、それらを基にマーケティング活動を展開したり、新たなビジネスチャンスを見つけ出すことができます。

このガイドの目的

このガイドの目的は、セールスフォースの初心者が基本的な機能を理解し、活用していけるようにすることです。ここでは、セールスフォースのアカウント作成から始まり、データの管理方法、営業・顧客管理の方法、そして自社のビジネスに合わせたカスタマイズ方法までを順を追って説明します。

セールスフォースは極めてカスタマイズ性が高いツールであるため、自社のニーズに合わせて適切に設定すれば、企業活動を大いに支援します。そのため、このガイドを通じて、セールスフォースを効果的に活用する方法を理解し、自分自身のビジネスにどのように適用できるかについて考えていきましょう。

セールスフォースの基本

セールスフォースの特徴と利点

セールスフォースは、その多機能性とカスタマイズ性により、多くのビジネスがその能力を最大限に活用しています。セールスフォースの主な特徴と利点について理解することは、どのようにしてビジネスに取り入れるかを検討するうえで重要となります。

まず、セールスフォースはクラウドベースのプラットフォームであるため、いつでもどこからでもアクセス可能で、リアルタイムで情報を共有できることが大きな特徴です。これにより、チームのコラボレーションを向上させ、ビジネスの効率を大いに高めることが可能となります。

また、セールスフォースの強力な機能は、顧客データの一元管理だけでなく、そのデータを基にした深い顧客理解と意思決定の迅速化を可能にします。これは、営業戦略の策定からマーケティング活動の最適化、顧客サービスの向上まで、あらゆるビジネスプロセスで有効に活用できます。

セールスフォースのコアコンポーネント

セールスフォースの機能は、複数のコアコンポーネントによって構成されています。以下では、その主要なコンポーネントについて簡単に解説します。

1. 営業クラウド（Sales Cloud）: 営業チームがリードを追跡し、オポチュニティを管理し、予測を立てるためのツールを提供します。

2. サービスクラウド（Service Cloud）: 顧客サービスを提供し、問い合わせを管理し、ケース解決を支援するツールを提供します。

3. マーケティングクラウド（Marketing Cloud）: 一対一の顧客体験を作成し、マーケティング活動を効率化するツールを提供します。

4. コミュニティクラウド（Community Cloud）: 顧客、パートナー、従業員とのコミュニケーションを強化するためのプラットフォームを提供します。

5. アナリティクスクラウド（Analytics Cloud）: データの視覚化、分析、レポート作成のためのツールを提供します。

これらのコンポーネントは、それぞれ独立しているだけでなく、互いに統合されて動作するため、全体的なビジネス運営に大いに貢献します。セールスフォースの真の力は、これらのコンポーネントが一体となって作動し、企業全体の情報を一元管理し、洞察を引き出し、ビジネスプロセスを効率化することにあります。

そして、それぞれのコンポーネントは、ユーザーのビジネスニーズに応じてカスタマイズ可能です。そのため、自社のビジネス環境や課題に合わせて、必要な機能を選択し、最適化することができます。この自由度の高さが、セールスフォースが全世界の多くの企業から支持される理由の一つとなっています。

セールスフォースのセットアップ

アカウントの作成と設定

セールスフォースを活用する最初のステップは、アカウントの作成と設定です。まず、セールスフォースの公式ウェブサイトにアクセスし、必要な情報を入力してアカウントを作成します。名前、メールアドレス、企業名、役職などの基本情報の入力が求められます。これらの情報は後からでも変更することができますが、初めての設定では最も適切な情報を提供することが推奨されます。

アカウントの作成後は、初期設定を行います。ここで、ビジネスの種類や規模、セールスフォースで管理したい情報の種類などに応じて、必要な機能や設定を選択します。セールスフォースは多機能性と高いカスタマイズ性を持っているため、初期設定でどの機能を使用するか、どの程度カスタマイズするかを考えることが重要です。

基本的なインターフェースとナビゲーション

セールスフォースの基本的なインターフェースは、データと機能への直感的なアクセスを提供するよう設計されています。しかし、初めて使う場合は、その構造に慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。

画面の上部には、主要なナビゲーションメニューが表示されています。ここから「ホーム」、「チャッター」、「アカウント」、「コンタクト」、「リード」など、セールスフォースの主要な機能へのリンクが見つけられます。また、ナビゲーションメニューには「アプリランチャー」も含まれています。これはすべての利用可能なセールスフォースアプリを表示するためのメニューで、ここから各アプリに直接アクセスすることができます。

また、画面の右上には設定メニューがあり、ここから個々のユーザー設定やアカウント設定を行うことができます。さらに、検索バーを使用して特定のレコードや情報を素早く検索することも可能です。

セールスフォースのインターフェースは、一見すると情報が多くて圧倒されるかもしれません。しかし、基本的なナビゲーションを理解し、最も頻繁に使用する機能と場所を把握すれば、効率的に使いこなすことができます。

そして、セールスフォースはその強力なカスタマイズ機能により、インターフェースを個々のビジネスニーズやワークフローに合わせて変更することも可能です。例えば、特定の機能へのリンクをナビゲーションメニューに追加したり、データの表示形式を変更したりすることができます。これらのカスタマイズにより、ユーザーは自分たちのビジネス運営を最適化し、効率性と生産性を向上させることができます。

次回は、セールスフォースで最も重要なデータ管理について詳しく見ていきましょう。具体的には、レコードの作成と管理、リストビューの作成とカスタマイズ、レポートとダッシュボードの作成と利用について説明します。

セールスフォースでのデータ管理

レコードとフィールドの理解

セールスフォースでデータを管理する基本的な単位は「レコード」です。レコードは、顧客、商談、製品などビジネスの様々な要素を表現するための情報の集合体です。例えば、特定の顧客に関する情報全てを含む一つのレコードを考えることができます。それぞれのレコードは「フィールド」によって構成されます。フィールドは、レコード内の特定のデータピースを表し、例えば顧客の名前、住所、連絡先情報などが該当します。

セールスフォース内でレコードを作成や更新、削除することで、ビジネスデータをリアルタイムで管理することが可能となります。そして、フィールドの設定をカスタマイズすることで、自社のビジネスニーズに適した形で情報を管理することが可能となります。

検索とレポート作成

セールスフォースでは大量のデータを効率的に管理するための機能が提供されています。その一つが「検索」機能です。全てのレコードやフィールドを対象に、キーワードによる検索を行うことが可能です。また、詳細な検索条件を設定することで、特定のレコード群を抽出することも可能となります。これにより、必要な情報を素早く取得することが可能となります。

また、「レポート」作成機能を利用することで、データの分析や可視化を行うことができます。レポートでは、特定の条件にマッチするレコード群を集計し、グラフや表として表示します。これにより、ビジネスの状況を一目で把握することが可能となります。

リストビューのカスタマイズ

セールスフォースの「リストビュー」は、特定の条件にマッチするレコード群を一覧表示する機能です。例えば、「今月の新規顧客」や「未解決の問い合わせ」など、自社のビジネス状況に応じたビューを作成することができます。

リストビューは、表示するレコードの選択、並べ替えの順序、表示するフィールドの選択などを自由にカスタマイズすることが可能です。また、作成したリストビューは保存することができ、必要に応じてすぐに呼び出すことができます。これにより、頻繁にアクセスする情報については、一度設定してしまえば一覧表示を瞬時に行うことができます。

これらのデータ管理機能は、セールスフォースを効率的に使いこなす上で非常に重要な役割を果たします。レコードとフィールドの理解、検索とレポート作成、リストビューのカスタマイズといった基本的な機能をマスターすることで、ビジネスデータを効果的に管理し、ビジネスの意思決定をサポートすることが可能となります。

次に、より高度な機能であるアプリケーションとオブジェクトのカスタマイズについて説明しましょう。

セールスフォースでの営業管理

リードとオポチュニティ管理

セールスフォースでは営業プロセスを効率的に管理するための機能が多数用意されています。特に「リード」と「オポチュニティ」の管理は、営業活動の効率化に大いに寄与します。

「リード」とは、商談の可能性がある見込み顧客のことを指します。セールスフォースでは、リードの情報を一元管理し、その状況に応じて追跡やランク付けを行うことができます。また、リードを「オポチュニティ」へと進行させることができます。オポチュニティとは、商談の進行と結果を追跡するためのツールで、見込み顧客が製品やサービスを購入する可能性を具体的に管理するためのものです。

これらの機能により、営業チームは見込み顧客の獲得から成約までのプロセスを一元的に管理し、効率的に営業活動を進めることが可能となります。

ダッシュボードの活用

セールスフォースの「ダッシュボード」は、各種データを視覚的に表示し、一目で状況を把握するための強力なツールです。ダッシュボードでは、レポートを基にした多種多様なデータをグラフや表として表示することができます。

例えば、商談の進捗状況、成約率、各営業担当者のパフォーマンスなど、ビジネスにとって重要な指標をダッシュボードに表示させることで、ビジネスの状況をリアルタイムで確認し、必要なアクションをすばやく取ることができます。

ダッシュボードは完全にカスタマイズ可能で、どのデータをどのように表示するかを自由に設定することができます。これにより、自社のビジネスに最も適したダッシュボードを作成し、データに基づいた意思決定を支援することが可能となります。

セールスフォースの拡張とカスタマイズ

アプリケーションとオブジェクトのカスタマイズ

セールスフォースはその柔軟性が高く評価されているプラットフォームで、特にアプリケーションとオブジェクトのカスタマイズにより、特定のビジネスニーズに適したツールを作り出すことが可能です。

「アプリケーション」は、特定のビジネスプロセスを支援するための一連の機能やコンポーネントをまとめたものです。セールスフォースでは、プリビルトのアプリケーションを利用するだけでなく、自社のニーズに合わせて新たなアプリケーションを作成することができます。

「オブジェクト」は、セールスフォース内で管理するデータの種類を表します。たとえば、「顧客」や「商品」、「商談」などはオブジェクトに相当します。既存のオブジェクトをカスタマイズしたり、新しいオブジェクトを作成したりすることで、ビジネスに特化したデータ管理が可能となります。

プロセスビルダーとフロービルダーの利用

セールスフォースには、「プロセスビルダー」や「フロービルダー」などの自動化ツールが搭載されており、これらを利用することでビジネスプロセスの自動化や効率化を図ることができます。

「プロセスビルダー」は、特定のトリガーに基づいて自動的にアクションを実行するワークフローを作成するためのツールです。例えば、商談がクローズされたときに自動的にメールを送信する、といったプロセスを作成することができます。

一方、「フロービルダー」は、より複雑な業務プロセスを自動化するためのツールです。ユーザーのインタラクションに基づいてフローを進めたり、データを複数のオブジェクト間で移動したりすることができます。これにより、ビジネスプロセスの複雑さを管理しながら、業務効率を高めることが可能となります。

プロセスビルダーもフロービルダーも、ドラッグ＆ドロップのインターフェースを通じて直感的に操作することができ、プログラミングスキルを必要としません。しかし、それぞれのツールの特性と使用シーンを理解し、適切に活用することが重要です。

セールスフォース活用のコツ

ベストプラクティスの理解と実践

セールスフォースの活用にあたり、一般的に推奨される方法や手順、いわゆる「ベストプラクティス」を理解し、それを実践することが成功への道です。これらのベストプラクティスは、セールスフォースの公式ドキュメンテーションやコミュニティから得ることができます。

継続的な学習とアップデートへの対応

セールスフォースは四半期ごとに新しいアップデートをリリースし、新機能が追加されたり、既存機能が改善されたりします。そのため、最新の機能や改善を活用するためには、継続的な学習とアップデートへの対応が必要となります。

まとめと次のステップ

多くの情報を把握してきましたが、一通りの概要を理解していただけたことと思います。今回の情報がセールスフォースという広範で多機能なプラットフォームについての理解を深め、その活用方法を習得するための一助となることを願っています。

セールスフォースの活用方法の再確認

まず、セールスフォースの特徴と利点について見てきました。その後、アカウントの作成と基本的なインターフェースの使用方法、さらにはデータ管理とレコードの検索方法、リストビューのカスタマイズ方法などを学びました。更に、営業管理の一環としてリードとオポチュニティの管理、ダッシュボードの利用方法についても詳しく見てきました。最後に、より高度なユーザー向けの内容として、アプリケーションとオブジェクトのカスタマイズ、プロセスビルダーやフロービルダーの利用方法について学びました。